Wer kennt das nicht?
Du bist an einer Aufgabe dran und kommst nicht so richtig vom Fleck.
Du hast den Eindruck, dass dein Berg an Aufgaben wächst, anstatt, dass er kleiner wird.
Stetig kommen neue kleine Aufgaben hinzu. Die Chefin hat noch eine Sonderaufgabe und der Kollege fragt nach einem Gefallen. Dazu kommt noch, dass stets alles perfekt erledigt werden muss. Schliesslich willst du ja nicht, dass irgendjemand denken könnte, dass du schlampig arbeitest.
Unangenehme Aufgaben schiebst du gerne auch mal auf, so dass deine Motivation durch ein Zeitproblem geweckt wird. Damit du dich von der unangenehmen Aufgabe ablenken kannst, machst du diese parallel zusammen mit einer angenehmen Aufgabe. Geht ja schneller so, wenn man zwei Dinge gleichzeitig macht.
Nun ist die Zeit schon knapp und nun kommt noch der Kollege mit einem dringenden Problem zu dir, dass unbedingt jetzt gelöst werden muss…
Als ob du noch Zeit dafür hättest….
Du sagst trotzdem zu und kannst die wichtige Aufgabe für die Chefin leider nicht mehr pünktlich abliefern. Du wirst dafür von deiner Chefin ins Büro zitiert und musst Rede und Antwort stehen…
Du fühlst dich schlecht. Einerseits weil du sehr viel arbeitest und andererseits weil du in dieser Zeit nicht das erreichst, was du dir vorgenommen hast.
Was kannst du bloss tun, damit dir das in der Zukunft nicht mehr passiert?
Erkennst du dich darin wieder?
Dann lies weiter, denn genau darum geht es hier.
Die Perfektionismus-Falle
Wenn du dich in dieser Falle befindest, dann siehst du stetig Verbesserungen die notwendig sind und du bist nie mit deinen Arbeitsergebnissen zufrieden. Du hast Angst einen Fehler zu machen. Darum gehst du über deine Aufgaben hinaus mit der Erledigung dieser und beachtest jede mögliche Eventualität, die auftreten könnte.
Das Resultat, dass du meistens ablieferst ist zwar aus deiner Sicht perfekt, jedoch hast du viel mehr Zeit benötigt, als dir für diese Aufgabe zugestanden ist. Die Wirtschaftlichkeit der Erledigung der Aufgabe ist bei weitem nicht mehr gewährleistet. Aus diesem Grund ist die Führungskraft trotzdem nicht zufrieden mit deiner Arbeit, da diese für die Wirtschaftlichkeit der Erledigung deiner Aufgabe verantwortlich ist.
Damit du dieser Falle entkommen kannst und du eine zufriedene Führungskraft hast, sind die folgenden Lösungsvorschläge hilfreich.
Jedes Mal wenn du die Aufgaben so erledigt hast, wie es von der Führungskraft gefordert ist und du selber dann nicht mehr zufrieden damit bist denk daran, dass es ok ist, dass du nicht perfekt bist. Fehler können passieren und lassen sich korrigieren. Es hat keinen Zweck, wenn du dich mit deinem Leistungsanspruch kaputt machst. Wenn du diese innere Unzufriedenheit mit dir herum trägst, dann wird es mit deiner Gesundheit abwärts gehen und dadurch wird deine Leistungsfähigkeit auf lange Sicht beeinträchtigt.
Wenn dir wieder ein potentieller Fehler in deiner abgelieferten Arbeit auffällt, dann sage zu dir, dass das keinem auffallen wird. Während dem du noch mit deiner eigenen Leistung haderst, sind andere mehr als zufrieden und haben mit der Aufgabe abgeschlossen. Sie haben weniger erledigt und haben das Gefühl mehr als das getan zu haben, was erwartet wird.
Gemäss dem Pareto Prinzip erreichen wir in 20% der Zeit 80% des Ergebnisses. Für die restlichen 20% müsstest du die restlichen 80% der Zeit investieren. In den meisten Fällen lohnt sich das nicht. Wenn es sich doch einmal lohnen sollte, dann investiere diese Zeit.
Wenn dir trotzdem mal ein Fehler unterläuft nimm es mit Humor. Einen Fehler machen macht dich zugänglicher und menschlich. Fehler können passieren und es ist auch ok so. Wichtig dabei ist, dass derselbe Fehler nicht mehrmals auftritt. Lerne aus deinen Fehlern und bleib in deiner Entwicklung nicht stehen.
Besser etwas fertiggestellt das nicht perfekt ist, als durch Perfektionismus nichts hinzukriegen.
Die Prokrastinations-Falle
Mit Prokrastination ist gemeint, dass eine Aufgabe, die als wichtig und dringend angesehen und trotzdem aufgeschoben wird. In der Regel werden stattdessen Aufgaben wahrgenommen, die weniger wichtig sind und von der eigentlichen Aufgabe ablenken.
Die Gründe dafür können vielschichtig sein. Es kann sein, dass du denkst, dass du nicht in der Lage bist die Aufgabe erfolgreich abzuschliessen.
Oder du denkst vielleicht, dass die Belohnung für die Erledigung der Aufgabe nicht dem entspricht, was du erwartest und aus diesem Grund schiebst du die Aufgabe soweit heraus, bis du keine Zeit mehr hast die Aufgabe in der gewünschten Qualität zu realisieren.
Es kann natürlich auch sein, dass du keinen Nutzen für dich siehst und aus diesem Grund die Aufgabe heraus schiebst.
Ich kenne das gut. Während meinem Studium war die Wohnung zu putzen die interessantere Aufgabe, als den Kohlenhydratstoffwechsel zu lernen 😉. Für was werde ich denn in der Zukunft den Kohlenhydratstoffwechsel benötigen?!?
Das habe ich dann ein Jahr später in meiner Bachelorarbeit gelernt, warum dieser dann doch wichtig ist zu kennen…
Wenn du dich in dieser Falle befindest und aus dieser Falle ausbrechen möchtest, dann können dir die folgenden Methoden helfen:
Identifiziere die wichtigen Aufgaben jeweils am Morgen in der Früh, bevor du mit deiner Arbeit beginnst. Zerlege diese Aufgaben in kleine konkrete Teilschritte, wenn sie länger als 30 Minuten gehen und erledige diese Aufgaben zuerst.
Wenn du es nicht alleine schaffst deine Prioritäten einzuhalten, dann leg dir einen Sparringspartner zu, mit dem du deine Ziele teilst und deinen Fortschritt in der Erreichung dieser Ziele. Das hilft dir Verbindlichkeit zu schaffen, weil du nicht dumm dastehen möchtest, wenn du deine Ziele nicht erreichst.
Mache dir weiterhin klar, dass eine Aufgabe herausschieben Unmengen an Energie frisst. Jedes Mal wenn du dich an die Aufgabe erinnerst und daran denkst, dass du sie erledigen musst, kostet dich das geistige Energie. Ab einem gewissen Zeitpunkt gerätst du sogar in einen Stress und bist schlimmstenfalls blockiert. Dann kannst du deine Leistung und dein volles Potential leider nicht mehr abrufen.
Lerne daher deine Aufgaben gesund zu priorisieren und entsprechend auch mal Nein zu sagen. Vor allem, wenn du ansonsten deine eigentlichen Aufgaben nicht erledigen kannst.
Mache eine Aufgabe fertig und schliesse sie ab, bevor sie dich gedanklich fertig macht.
Die Helden-Falle
Die Helden-Falle schlägt zu, wenn du an einer Aufgabe bist und jemand mit einem dringenden Anliegen zu dir kommt. Dieses Anliegen muss aus deiner Sicht und der Sicht der Person dringend gelöst werden. Du denkst, dass du mit deinem sofortigen Handeln das Team aus der Krise führen kannst. Das gibt dir ein Gefühl stark und unersetzlich zu sein, weil du scheinbar dringliches immer gleich umsetzt. Du hast das Gefühl, dass du gebraucht wirst und steigerst dadurch deinen Selbstwert.
Doch Vorsicht, eine aufmerksame Führungskraft könnte dir genau diese Herangehensweise als Schwäche auslegen. Denn das zeigt ihr, dass du nicht in der Lage bist zu priorisieren und dich auf deine Aufgaben zu fokussieren.
Damit du dieser Falle entkommen kannst, kannst du die folgenden Massnahmen ausprobieren:
Plane für dich Fokus Zeiten ein, in denen du dich komplett abschottest und dich auf deine Aufgaben konzentrierst. Teile es deinen Teammitgliedern mit und vereinbare mit ihnen, dass du in dieser Zeit nicht gestört werden möchtest.
Wenn doch mal wieder eine dringende Aufgabe an dich herangetragen wird, dann frage dich was passieren kann, wenn du diese Aufgabe nicht sofort erledigst. Kannst du diese Aufgaben vielleicht auch morgen in der Früh erledigen und nun deine Aufgabe zuerst noch fertigstellen? Wenn du diese Frage mit ja beantworten kannst, dann schiebe die Aufgabe nach hinten. Du wirst merken, dass sich die meisten dringenden Probleme von alleine zu lösen beginnen, weil die anderen Personen dann vermehrt zum mitdenken motiviert werden 😉.
Plane bereits vor deinem Beginn der Arbeit deinen Tag und halte dich daran! Damit du allenfalls für kleinere Dinge dazwischen Platz hast, pack deinen Tag nicht zu voll. So dass du für ein paar wenige Kleinigkeiten dazwischen Platz hast.
Ab und zu lösen sich dringliche Probleme von alleine ohne dein zutun.
Die Multitasking-Falle
Du bist eine begeisterungsfähige Person, die gerne in ein neues Thema hinein taucht und sich für viele Dinge interessiert? Gern auch mal spontan?
Du weisst nicht, was du wirklich möchtest und was das Wesentliche von deiner Arbeit ist?
Du machst viele Dinge parallel und merkst am Abend, dass du das vorgenommene Tagespensum nicht erreicht hast?
Du kannst deine Arbeit mit der Zeit nicht mehr in der Qualität abliefern, die du dir gewohnt bist?
Dann bist du ein kreativer und wahrscheinlich auch vielseitig begabter Mensch mit einem Kopf voller Ideen. Grundsätzlich ist das eine sehr gute Sache, du musst nur darauf achten, dass du deine Energie bündelst und dich gezielt organisierst. Dabei können dir die folgenden Punkte helfen:
Mach dir dazu zuerst einmal klar, dass du deine jetzige Aufgabe durchziehen musst, bevor du die nächste Aufgabe beginnst. Wenn du deine Aufgaben in einem Lauf durchziehst, dann hast du später auch mal Zeit für spontane Tätigkeiten oder um etwas Neues auszuprobieren.
Gesteh dir ein, dass du nicht mehrere Dinge gleichzeitig erledigen kannst und dass es auch rein von dem Gehirn her unmöglich ist. Du kannst dich nicht auf mehrere Dinge gleich gut konzentrieren, darunter leiden deine Produktivität und die Qualität.
Stürze dich bewusst auf eine einzelne Aufgabe und erledige diese. Du wirst merken, wie schnell du vorwärts kommst, wenn du nur eine Aufgabe aufs Mal erledigst.
Lerne auch mal nein zu sagen und setze Grenzen. Es ist erlaubt, dass du für dich einstehst und auch mal nein sagst. Denn du kannst nicht jedem gefallen und auch noch seine Arbeit erledigen. Du wirst dadurch nicht den Respekt der anderen verdienen, sondern im Gegenteil, die anderen werden dich weniger respektieren und dich für selbstverständlich nehmen. Das wiederum ist ein Nachteil für dich und deine Positionierung im Team.
Lerne nein zu sagen und setze klare Grenzen.
Vielen Dank, dass du den Blogbeitrag zu Ende gelesen hast. Wenn du Unterstützung in der Adaption der oben genannten Punkte brauchst, dann kontaktiere mich unter info@rethinkleadership.ch.
Ich freue mich darauf von dir zu hören.
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