Du willst mehr Zeit mit deinen Hobbies und deiner Familie verbringen? Einfach mal entspannt ein verlängertes Wochenende irgendwohin verreisen?
Leider geht das nicht, denn du hast massig Aufgaben auf deinem Tisch und es werden immer mehr. Da noch ein “kleines” Projekt zu erledigen und dort noch ein kleines Feuerchen zu löschen. Du weisst schon gar nicht mehr, wie du deine Arbeiten in 100% der Arbeitszeit erledigen kannst? Schon gar nicht, wie es mit einer 4 Tage Woche klappen kann?
Dann lies am besten hier weiter. In diesem Blogbeitrag verrate ich meine Tipps und Tricks, wie es gelingt, als Führungskraft Teilzeit zu arbeiten.
Setze klare Grenzen
Der erste Tipp klingt für den Anfang banal. Jedoch ist es wichtig, dass die Abwesenheit ernsthaft durchgezogen wird. Da mal einen Termin an deinem freien Tag reingeschoben, weil dein Kalender dann ja so schön leer ist. Hier noch eine E-Mail, die bis zum Ende des Tages beantwortet werden MUSS, weil es ja nicht anders geht. Es gibt viele Gründe, die von Chefs, Teammitgliedern oder Stakeholdern vorgeschoben werden können, die so dringend sind und nicht warten können. Nun verrate ich dir ein Geheimnis. Du kannst es ändern, dass diese Ansprüche an deine Zeit enden.
Wenn du einen freien Tag definiert hast, dann sage die Termine an diesem freien Tag konsequent ab und verweise darauf, dass du an diesem Tag nicht verfügbar bist. Stelle bei deinen E-Mails für deinen freien Tag den Abwesenheitsassistenten ein. Nimm deinen freien Tag ernst und schreibe an diesem Tag auch keine E-Mails oder Chat-Nachrichten. Auch wenn du etwas vergessen hast mitzuteilen, kann es bis zu deinem nächsten Arbeitstag warten. Wenn du deinen freien Tag nicht ernst nimmst, dann werden es auch die anderen nicht tun.
Setze klare Grenzen und ziehe diese auch durch. Dann werden sie respektiert.
Automatisiere regelmässigen Tätigkeiten
Hast du regelmässige Tätigkeiten, die immer dieselben Schritte beinhalten und am Computer gemacht werden können? Sehr gut, dann hast du das Potential einige Aufgaben zu automatisieren oder zumindest einen Teil davon zu automatisieren. Das spart dir Zeit und Nerven. Falls du dich fragst, wo dein Potential für Automatisierung am grössten ist, dann können die folgenden Fragen hilfreich sein:
Was musst du monatlich / wöchentlich/ täglich machen und ist immer gleich?
Bei welcher Tätigkeit machst du am häufigsten Fehler, weil sie sehr monoton ist?
Welche Tätigkeiten nerven dich, wenn du daran denkst?
Gerade bei solchen Tätigkeiten, die regelmässig gemacht werden müssen, fehleranfällig sind und nervig sind, liegt das grösste Potential für die Automatisierung.
Wenn du Hilfe brauchst oder nicht weisst, wie du gewisse Tätigkeiten automatisieren kannst, dann kontaktiere mich. Ich habe meine langweiligen Tätigkeiten schon in einigen Projekten automatisiert, so dass ich mehr Zeit für spannende Tätigkeiten hatte.
Regelmässige, fehleranfällige und nervige Tätigkeiten sind ideal, um automatisiert zu werden.
Prioritäten setzen
Weniger Arbeitszeit bedeutet auch weniger Zeit für die Erledigung deiner Arbeit und Realisierung von Projekten. Wenn du nicht den Tag, den du reduzierst, einfach an den anderen Wochentagen vorarbeiten möchtest, dann heisst es, Prioritäten zu setzen. Dabei ist es deine Aufgabe festzulegen, was wichtig und was dringend ist. Die meisten Führungskräfte tun sich schwer damit die Wichtigkeit und Dringlichkeit festzulegen. Das Resultat ist, dass alles die gleiche Priorität hat oder die Prioritäten sich ständig ändern. Wenn die Prioritäten alle gleich sind oder sich ständig ändern, dann hat man keine Prioritäten und verzettelt sich. Aus diesem Grund lohnt es sich, Zeit in eine saubere Priorisierung zu investieren und mit dem Team alles gemäss den Priorisierungen abzuarbeiten. Wenn du nicht weisst, wo du anfangen sollst deine Aufgaben zu erledigen, dann kannst du dir die folgenden Fragen stellen:
Was passiert, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird?
Hat diese Aufgabe einen fixen Termin, der eingehalten werden muss?
Gehört die Aufgabe zu der Kerntätigkeit von dir und deinem Team?
Hast du ausreichend Zeit und Kapazitäten im Team für die Aufgabe?
Lege dir aufgrund dieser Fragen deine Prioritäten zurecht und erledige die Aufgabe mit der höchsten Priorität. Nimm die Aufgabe von der Liste, wenn ihr diese erledigt habt. Vermeide bei der Erledigung der Aufgaben Multitasking. Es ist viel effizienter, wenn die Aufgaben nacheinander erledigt und abgeschlossen werden. Falls du die Angst hast, dass zu wenig umgesetzt wird, wenn ihr nicht mit mehreren Dingen gleichzeitig startet, dann denk daran: Lieber eine einzelne Aufgabe fertigstellen, anstatt zehn Aufgaben zu starten und keine fertigzustellen.
Setze klare Prioritäten und arbeite diese nacheinander ab.
Delegation von Aufgaben
Du bist die Führungskraft von einem Team und meisterst trotzdem den Grossteil der Aufgaben alleine? Dann hast du ein Problem, Aufgaben abzugeben. Das kann unterschiedliche Dimensionen haben. Hier geht es vor allem in den Umgang mit deinen Mitarbeitenden. Wie interagierst du mit deinen Mitarbeitenden? Wie gehst du mit den Stärken der Mitarbeitenden um? Kennst du ihre Stärken und ihre Interessen? Wenn ja, dann super. Delegiere die Aufgaben anhand ihrer Stärken. Sie werden die Aufgaben motiviert erledigen und können daran wachsen.
Falls die Aufgabe eine neue Aufgabe ist und der Mitarbeitende die Aufgabe zurückdelegieren möchte, dann frage dich, ob der Mitarbeitende die Fähigkeiten hat, die Aufgabe zu erledigen. Wenn die Fähigkeiten aus deiner Sicht ausreichend sind, dann lass die Aufgabe nicht zurückdelegieren. Stelle lieber coachende Fragen, die dem Mitarbeitenden helfen, die Blockade zu lösen, die ihn daran hindert, die Aufgabe zu erledigen. Falls du feststellst, dass der Mitarbeitende doch noch Lücken in den Fähigkeiten hat, und die Aufgabe nicht alleine schafft, dann lass ihn die Aufgabe mit einem anderen Mitarbeitenden zusammen erledigen. Die gegenseitige Unterstützung ist zudem förderlich für den Zusammenhalt unter den Mitarbeitenden.
Delegiere die Aufgaben an deine Mitarbeitende, die in dem Bereich ihrer Stärken liegen.
Loslassen
Zu guter Letzt, lerne loszulassen. Du hast keine Zeit deine Mitarbeitenden ständig zu kontrollieren und alle Aufgaben über deinen Tisch laufen zu lassen. Vertraue lieber den Mitarbeitenden und lass los. Hab nicht das Gefühl, dass ohne dich nichts läuft. Deine Mitarbeitenden sind kompetent und wissen was sie tun. Wenn du ihnen echtes Vertrauen und Wertschätzung schenkst, dann werden Sie die Aufgaben motiviert erledigen.
Dass du das Gefühl hast, alles kontrollieren zu müssen, sagt letzten Endes mehr über dich und wie du über deine Mitarbeitenden denkst aus, als über die Qualität deiner Mitarbeitenden . Darum meine Bitte an dich, liebe Führungskraft: Nimm dich nicht zu wichtig und habe das Gefühl, dass du die Welt retten musst. Du hast es gar nicht nötig, dir diese Last aufzubürden.
Lass los und vertrau auf deine Mitarbeitenden
Falls du gerne in Teilzeit gehen möchtest und nicht weisst, wie du das anstellen sollst, dann kontaktiere mich. Ich bin da, um dir zu helfen. Wir erarbeiten gemeinsam eine Strategie, wie es für dich möglich wird.
Herzlichst,
Andrea