Nach meinem letzten Blogpost über die vier Tage Woche als Führungskraft wurde ich gefragt, wie ich meine Aufgaben priorisiere. Nun hast du sicherlich von der Eisenhower-Matrix und dem Pareto Prinzip gehört. Leider haben diese für mich nicht nachhaltig funktioniert. Warum? Weil der Aufwand einer Aufgabe nicht in die Priorisierung eingeflossen ist. Das heisst man hat die Prioritäten, hat aber die Quick Wins, die man erreichen kann, gar nicht im Blick sind.
Mit der Zeit habe ich ein System entwickelt, das für mich sehr gut funktioniert und dass ich bereits in einigen IT-Projekten erfolgreich anwenden konnte. Für die Festlegung der Prioritäten stelle ich mir jeweils die folgenden Fragen:
Was passiert, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird?
Hat diese Aufgabe einen fixen Termin, der eingehalten werden muss?
Wie aufwändig ist die Erledigung dieser Aufgabe?
Aufgrund der Antworten auf die ersten beiden Fragen lege ich dann anschliessend den Schmerzlevel fest, den das Ignorieren der Aufgabe zur Folge hat. Ja, du hast richtig gelesen, das Schmerzlevel. Warum ich das Schmerzlevel nenne? Ganz einfach Priorisierung bedeutet auch Verzicht. Dabei gilt es herauszufinden, welche Aufgabe den grössten Schmerz bereiten würde, wenn sie nicht erledigt wird. Wichtig hierbei ist, dass du es möglichst realistisch betrachtest, was die Konsequenzen bei nicht Erledigung der Aufgabe sind.
Schaue den Schmerzlevel der Aufgaben an und priorisiere danach.
Hast du beispielsweise einen monatlichen Report, den du machen musst und der dich jedes Mal ein bis zwei Stunden Arbeit kostet? Dann schau mal nach, ob sich der Report wirklich lohnt. Wer schaut sich den Report an? Welchen Mehrwert bringt der Report? Was geschieht, wenn der Report abgeschafft werden würde? Stelle dir die Fragen bei allen Aufgaben und du wirst feststellen, dass es einige Aufgaben gibt, die aus den Prozessen heraus wegoptimiert werden können. Investiere die Zeit, um diese weg zu optimieren, dein Zeitmanagement wird es dir danken.
Bei dem Aufwand er Erledigung der Aufgaben geht es darum abzuschätzen, wie lange du und dein Team dazu habt. Wenn ihr wisst, wie schmerzhaft das Weglassen ist und wie aufwändig die Erledigung der Aufgabe ist, dann könnt ihr die Aufgaben einteilen.
Einteilung der Aufgaben
Die Aufgaben, die wenig Aufwand bedeuten und grosse Schmerzen bereiten, kannst du selber erledigen. Warum du? Sind wir mal ehrlich, als Führungskraft gibt es sehr viel Kleinkram, der gut zwischen den Meetings abgearbeitet werden kann. Du kannst so gut die Zeit überbrücken und entsprechend wieder eine Aufgabe von deiner Liste streichen. Deinem Team hältst du damit den Rücken für die grossen Aufgaben frei.
Erledige die kleinen Aufgaben und halte dem Team den Rücken für die grossen Aufgaben frei.
Die grossen Aufgaben, die Schmerzen bereiten, delegierst du am besten an dein Team. Du kannst die Aufgaben einem oder mehreren Teammitgliedern übergeben. Ich weiss gerne würdest du auch mal selber eine grössere Aufgabe erledigen und delegieren ist ja so schwer und man gibt ja auch die Kontrolle ab. Das ist aber notwendig, wenn du möchtest, dass die Aufgabe zeitnah erledigt wird und du nicht bis um Mitternacht im Büro sitzen möchtest. Wenn du dir schwer tust mit dem Delegieren von Aufgaben, dann empfehle ich dir das Video hier.
Delegiere die grossen Aufgaben.
Kommen wir nun zu den grossen Aufgaben, die wenig Schmerz bereiten, wenn sie nicht erledigt werden. Das sind deine Zeitfresser, bei denen du echt viel Arbeitszeit sparen kannst. Das sind meistens historisch gewachsene interne Prozesse, von denen in der Regel niemand weiss, warum es sie überhaupt noch gibt. Schaue mal genau hin, ob es diesen Prozess wirklich braucht und was der Mehrwert von diesem Prozess ist. Wenn du feststellst, dass der Mehrwert minimal ist, dann investiere die Zeit und schaffe den Prozess ab.
Investiere die Zeit und schaffe veraltete Prozesse ab.
Zu guter Letzt die kleinen Aufgaben, die wenig Schmerzen bereiten. Bei denen lohnt es sich zu schauen, ob sie wirklich gemacht werden müssen. Meistens flattern solche Aufgaben herein, weil man sich nicht getraut, nein zu sagen. Falls dir das wieder passiert, dass dir jemand eine solche „Kleinigkeit“ abdrücken möchte. Dann hinterfrage, bevor du antwortest, ob wirklich dein Team das richtige Team für diese Aufgabe ist. Wenn du die Frage für dich mit nein beantwortest, dann kannst du die Aufgabe getrost mit einem nein beim Absender lassen.
Nein ist ein kompletter Satz, der keiner weiteren Erklärung bedarf.
Nun haben wir die Aufgaben eingeteilt und haben mehrere Aufgaben in einem Quadranten. Wenn dem so ist, dann mache ich das immer so, dass ich mir die folgenden Zusatzfragen stelle:
Hast du ausreichend Zeit und Kapazitäten im Team für die Aufgabe?
Gehört die Aufgabe zu der Kerntätigkeit von deinem Team?
Wenn du beide Fragen mit nein beantwortest, dann vergib die Aufgabe extern. Es bringt keinen Mehrwert, wenn du und dein Team mit Aufgaben und Tätigkeiten beschäftigen, die gar nicht zu euren Kernkompetenzen gehören. Habt ihr zum Beispiel ein einmaliges kleines Projekt, dann kannst du das sehr gut einer externen Person geben und so zeitweilige Spitzen abfangen.
Ihr müsst als Team nicht alles alleine machen.
Nun hast du mal die Übersicht, wie Prioritäten vorgenommen werden können. Wenn du gerne eine Begleitung möchtest, damit du klare Prioritäten hast, dann Buche einen Strategiecall.